打造高效混合办公场所的7个关键因素

如今，混合办公模式已成为全球多数企业的主要选择。这是一个不可逆转的趋势，你的工作场所也理应与时俱进。然而，混合办公必须要有一个高效的混合工作场所来支持，以确保团队成员之间的顺畅交流和工作效率。以下是构建高效混合工作场所的7个建议，包括硬件、技术、基础设施等相关方面。

 

1、统一通信系统

使用统一通信系统，将电子邮件、即时消息、语音电话和视频会议等各种通信渠道整合到一个平台上。这种系统具有灵活性，可在不同情况下实现办公室成员和远程成员的及时沟通。

除了内部协调外，一些统一通信系统还与客户关系管理（CRM）相集成，混合型员工可以从重要联系人那里获得警报并看到所有重要信息和资讯。

2、视频会议设备

如果要举行更正式、更平等的会议，让办公室的团队成员和远程工作人员都能参加，就需要一个配备视频会议系统的混合会议室。

会议室设备应增强人们的混合会议体验。例如，为了让所有座位上的成员都能看得清楚，可以选择广角4K网络摄像头；为了让每个人都能听得清楚，可以在大型会议室中使用级联麦克风。视连捷eShare W80就是一款无线会议系统，可整合会议室设备（包括摄像头、麦克风、显示屏等），让团队成员自带设备（BYOD），以无线方式召开混合会议。

 

3、远程IT技术支持

对于远程工作人员来说，获得技术支持不再像在办公室时那么容易。对于大中型企业来说，远程IT技术支持非常重要。建立专门的IT支持系统，帮助远程员工解决硬件和软件问题。

技术问题可以很小，很容易解决，但如果解决不了，就会导致工作停顿。提供远程IT支持可确保及时解决技术问题，最大限度地减少对工作的干扰。

 

4、数字化项目管理

利用数字化项目管理工具来协调和跟踪混合型团队的工作。PingCode、Worktile或Jira等工具能让员工协作完成任务、设定截止日期并监控进度，从而促进高效的团队合作。

有效管理混合团队确实具有挑战性。通过项目管理工具对团队的项目和任务进行良好的组织和报告会非常有帮助。

 

5、在线视频协作工具

如果你的企业还没有建立定制的统一通信系统，可以考虑使用标准化的云协作工具。在大多数情况下，这就足够了。

你可以使用基于云的协作工具，促进分布式团队之间的无缝沟通和工作效率。腾讯会议、钉钉会议和Microsoft Teams等平台可提供视频会议、文件共享和实时文档协作等功能。

 

6、日程安排与日历共享

一些统一通信系统和协作工具支持实时日历共享。对于混合团队来说，团队成员在不同的地方工作，有时甚至来自不同的国家。时间差会给协调带来问题。

智能日程安排和日历工具应考虑员工的首选工作地点和时区。这可确保会议和截止日期得到有效协调，同时考虑到所有团队成员的可用性和偏好。

 

7、数据管理和云存储

集中管理数据，确保所有员工，无论是在办公室内还是远程办公，都能安全、平等地访问重要资源。使用 坚果云、金山快盘、Google Drive等云存储解决方案，轻松访问和协作共享文档。

 

总结

如何构建混合工作模式？专家为你支招。毫无疑问，投资混合会议系统、统一通信系统和项目管理工具等技术，可以让员工在任何地点都能有效工作。